심의에 앞서 시는 BTS 공연의 성공적 운영을 위해 유관기관 합동회의도 열었다. 서울시 하이브 서울경찰청 서울교통공사 등이 참여해 교통통제, 지하철 무정차 통과, 다중인파 대응 방안 등을 사전 점검했다. 자문단도 운영하고 있다. 안전한 행사를 위해 다중운집·행사·재난 대응·공연 안전 분야 전문가가 참여하고 있다.
이뿐 아니다. 시는 2월부터 매일, 하루에도 수차례씩 해당 공연 관련 부서별 회의 및 TF 논의를 진행 중이다. 회의에 참여하고 있는 시 관계자들 사이에서는 “이렇게까지 디테일하게 행사를 대비하는 경우는 사상 처음인 것 같다”며 “박근혜 탄핵 촛불집회, 윤석열 탄핵 또는 탄핵반대 집회 대응 때도 이 정도는 아니었다”고 혀를 내둘렀다.
서울시가 이처럼 자체 행사도 아닌 BTS 공연에 이른바 ‘목숨을 거는 것’은 행사의 규모와 향후 서울시에 끼칠 파급력이 상상을 초월할 수 있다는 판단 때문인 것으로 알려졌다.
지방선거를 목전에 두고 있다는 시기적 문제도 총력 대응이 불가피한 이유로 꼽힌다. SNS 파급력이 큰 문화 향유자들 특성상 행사 진행 및 관리, 사후 정리 등 모든 것이 서울시와 오세훈 시장에 대한 평가 소재로 쓰일 수 있다는 것이다. 행사 준비 초기, 시 일각에서 “청소는 주최측(기획사) 소관”이라는 의견을 제시했다가 ‘상황을 안이하게 보고 있다’며 질책을 받은 직원이 있다는 이야기도 나올 정도다.
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